¿Para que me pueden servir los protocolos en mi gimnasio?

Cuando abrimos por primera vez nuestro gimnasio, es tanta la ilusión que nos podemos pasar allí 12 ó 14 horas diarias sin problema ninguno.

Con el paso del tiempo ese esfuerzo va haciendo mella y comenzamos a delegar algunas de nuestras tareas para poder empezar a retomar el resto de nuestros ámbitos personales, entre ellos el de comer y descansar.

Los protocolos son documentos redactados con las ideas principales de actuación de tus empleados/compañeros para cuando tú no estés presente.

Esto sirve para que ellos tengan claro su forma de actuar con los clientes y tú tendrás la tranquilidad de que en tu centro se realizan una serie de acciones pensadas y consensuadas para el buen funcionamiento del mismo.

El centro se reparte en 2 áreas, recepción/captación y deportiva/fidelización de clientes

Vamos a ver cuáles serían los principales protocolos para cada una de estas áreas

Protocolos para área Recepción/Captación

Bienvenida, Tour por la instalación, Alta, Baja o Queja son los principales que no deberían faltar en tu centro deportivo.

Bienvenida y Tour por la instalación sería el primer recibimiento al cliente y a parte de unas normas de comportamiento lógicas como preguntar o presentarte, también está la de encontrar la verdadera necesidad del cliente para hacer hincapié durante la visita en las zonas más interesantes para él.

Una vez terminado este proceso tendríamos la posibilidad de que se hiciera socio o no, en cuyo caso deben existir una serie de acciones para que se termine de apuntar o realizar un seguimiento de sus primeros días y una fidelización para su posterior referencia hacia un amigo o familiar.

Durante su estancia en nuestro centro puede aparecer la posibilidad de que algo  falle o no este acorde con sus expectativas, para esto todo el equipo debe saber su forma de actuar ante esta situación.

Y al finalizar su periodo con nosotros debemos tener un protocolo de bajas que nos ayude en primera instancia a intentar rebatir esa baja dependiendo de su causa o bien de dejar un buen sabor de boca en el cliente para futuras ocasiones.

Protocolos para área Deportiva/Fidelización

En la parte deportiva encontramos protocolos como el de Monitores, Coordinación o primer día del socio por poner algunos ejemplos.

Dentro de monitores-entrenadores debemos tener unas normas de comportamiento tanto en sala de musculación como en clases colectivas, del tipo de colocación de material, cuantos minutos estar en clase antes de comenzar, etc.

También se tiene que tener en cuenta toda la parte de Coordinación, es decir, de documentación y pasos internos para el funcionamiento como por ejemplo presentación de horarios, cambios a realizar en los servicios ofrecidos, etc.

Sumado a estos protocolos hay uno de ellos que es de vital importancia, que es la vida del socio dentro de nuestra instalación: el primer día de entrenamiento es crucial para la fidelización. El problema de rotación (altas y bajas continuas) que tienen los gimnasios que por desgracia es muy alto, es muchas veces por carencias de trato como esta, la de las primeras semanas del socio en el gimnasio.

Debe haber un seguimiento del socio desde el alta hasta la llegada del mismo al entreno, donde pase por un proceso donde en todo momento se vea atendido e incluso superando sus expectativas.

Los protocolos como Director son algo que te pueden facilitar mucho la vida, y una acción para poder dar una profesionalidad unificada por parte de todo el equipo.

Miguel Ángel Hinojal
Formador de equipos de ventas y entrenadores personales
General Manager Método Believe
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